السيرة الذاتية للسكرتير التنفيذي

هنا سنساعدك كسكرتير تنفيذي في كيفية كتابة السيرة الذاتية باحترافية.إن وظيفة سكرتير تنفيذي تعتبر عمل هام جدا في كل مكتب فلا مدير يستطيع الصمود بلا سكرتير تنفيذي.
فإنه بحسب دراسات حديثة في هذا المجال تم التوصل إلى أن مهمة السكرتير التنفيذي توفر للمديرين ما يقرب من 8 ساعات من وقت العمل كل أسبوع. ودائماً ما يُشيد المديرون بأنهم بحاجة ماسة لوجود السكرتير. كما أن المسؤوليات الملقاة على عاتق السكرتير التنفيذي قد زادت في السنوات الخمس الأخيرة. فالسكرتير عليه أن يتأكد أن كل شيء يسير بسلاسة في الشركة.

مهام السكرتير التنفيذي لها جمالها الخاص. فأنها تمنحك فرصة للعمل مع كل جزء من الأعمال المختلفة في المكتب تقريبًا،  وبهذا فأنت ستتمكن من بناء علاقات مع زملاء العمل في الأقسام المختلفة. ويعتبر السكرتير هو نقطة انطلاق مهنية داخل الشركة وخارجها.

ما هي مهام السكرتير التنفيذي  على وجه التحديد ؟

هناك العديد من المسؤوليات التي تقوم الشركات بتكليف السكرتير التنفيذي بها وستراها بالطبع في إعلانات الوظائف عن سكرتير تنفيذي

وسنذكر لك هنا بعض الأمثلة على ذلك

إذا كنت بحاجة إلى إنشاء سيرة ذاتية حديثة ومهنية لعرض مهاراتك ، فسوف نساعدك في هذه المقالة وستكون دليلك لكتابة السيرة الذاتية التي ترغب بها وسنتناول كل الأمور التي أنت بحاجة إليها في السيرة الذاتية مثل

و كيف يمكنك استخدام كل هذا لجعل سيرتك الذاتية مبهرة وجذّابة فإذا كانت السيرة الذاتية مُقنعة فيمكن لهذا أن يصنع فرقاً هائلا وسيساعدك في الحصول عل وظيفتك التي ترغب بها، فعندما تكون للسيرة الذاتية المهنية المكتوبة جيدًا فإن ذلك له تأثير هائل لأنها ستكون أول انطباع عنك لمدير التوظيف.فمن الضروري أن تقوم بإنشاء سيرة ذاتية متميزة وتعرض مواهبك وخبراتك نظرًا للمنافسة الشرسة في هذا المجال في سوق العمل.

نصائح وإرشادات ستساعدك في كتابة السيرة الذاتية لسكرتير تنفيذي

أولاً وقبل كل شيء، قم بكتابة ملخص سيرة ذاتية جذاب يؤكد مهاراتك وخبراتك كسكرتير تنفيذي.
استخدم شكل وتنسيق لطيفاً و مهنيًا وراقي  بعناوين رئيسية منفصلة لتسهيل القراءة وفقرات بها نقاط محددة .

كن على يقين أنه لابد أن تركِّز على خبراتك ومهاراتك وليست أي مهارات وخبرات بل التي لها علاقة بالأكثر وذات صلة قوية بك كسكرتير تنفيذي.

لتكن فقراتك قصيرة وتجنب الحشو وإضافة تفاصيل غير ضرورية.

في كل مرة تتقدم لوظيفة قم بإنشاء سيرة ذاتية خصيصاً لكل وظيفة تقوم بالتقدم لها ، بالطبع مع الأخذ في الاعتبار أن تبرز خصيصاً الأمور ذات الصلة بهذه الوظيفة علىى وجه التحديد.

اهتم بذكر الانجازات بطريقة تفصيلية وفي نفس الوقت واضحة إذا استطعت أن تذكر أرقاماً محددة فهذا سيساعد كثيراً.

استخدم خطًا احترافي وتنسيقًا منظماً.
حاول أن تكون سيرتك الذاتية بكل المعلومات والبيانات في صفحة واحدة.

نصائح شخصية للسكرتير التنفيذي:

اهتم بعرض مهاراتك التنظيمية واجعل هذا يبدو ظاهراً للعيان. يمكنك فعل هذا من خلال تلخيص تجربتك في الحفاظ على التقويم وتحديد المواعيد.

يمكنك تسليط الضوء على مهارات الاتصال الخاصة بك من خلال تقديم تجارب حول كيفية تفاعلك بطريقة فعّالة مع العملاء وزملاء العمل والرؤساء فيما سبق.

لابد أن تذكر مهاراتك وكفاءتك  مع برامج مثل Microsoft Office و Google Suite. أكد على كفاءتك في هذه البرامج أو أي برامج أخرى لها علاقة بملفك الوظيفي.

قم بتضمين أي شهادات أو دورات دراسية ذات صلة مثل محترف إداري معتمد أو أخصائي Microsoft Office.

قدم أمثلة على القدرة على إدارة فريق.

أفضل تقسيم وعناوين لكتابة السيرة الذاتية لسكرتير تنفيذي

الاسم ومعلومات الاتصال

ملخص جذّاب

الخبرة في العمل

التعليم

المهارات

أي أقسام إضافية

اهتم أن يكون تنسيق السيرة الذاتية بسيطًا. وحاول جاهداً أن تقوم بعرض خبرتك في العمل والتعليم وبالطبع المؤهلات وأيضا مهاراتك المختلفة في هذا المجال ونقصد بها المهارات الإدارية.

مجموعة من الإرشادات ستساعدك على إظهار سيرتك الذاتية في أحسن صورة

اختر خطًا رسميًا مثل Times New Roman أو Arial أو يمكن أن يكون احترافياً بشكل أفضل وليكن مثلا  Calibri .

حاول أن تجعل الفقرات تحتوي على نقاط فذلك سيجعل المحتوي أفضل في الشكل و أسهل في القراءة.

احرص أن تستخدم نفس التنسيق لكامل المستند، أي أن يكون التنسيق متسق طوال الوقت.

قم بكتابة عناوين رئيسية منفصلة للتمييز بين الأقسام.

نحن ننصحك أن تكون السيرة الذاتية كاملة في صفحة واحدة. هناك من يزيد من الأمر ويجعله يصل إلى صفحتين ولكن نحن لا ننصح بهذا الأمر فلتكتب كل ما تحتاجه في صفحة واحدة ونختصر الوقت.

الهيكل أو التنسيق المثالي لاستخدامه في السير الذاتية للسكرتير التنفيذي

تنسيقات السيرة الذاتية يوجد ما يُعرف بالترتيب الزمني والوظيفية كمل يوجد التنسيق المختلط او المركب للسيرة الذاتية وهذه هي الأشكال الثلاثة المعروفة للسير الذاتية.

تنسيق الهيكل الزمني

وهذه الطريقة تعتبر الطريقة الأنسب للأشخاص الذين لديهم تاريخ مهني طويل وخبرات كثيرة في مجال العمل في تخصصهم وذلك لأنها تسلط الضوء على النمو المهني.

تنسيق الهيكل وظيفى

وهذا التنسيق فكرته الرئيسية أنه يركز على مهاراتك وكفاءاتك خلال حياتك المهنية السابقة. وربما هو الأنسب للذين قاموا بتغيير وظائفهم حديثاً أو من لديهم خبرة محدودة في المجال الذي يتقدمون له فهؤلاء يمكنهم أن يستخدموا هذا التنسيق.

تنسيق الهيكل مختلط

ويظهر من اسمه فهو مختلط أو مركب فهو عبارة عن خليط مما سبق فهو يتضمن التوعين (التنسيق الزمني والوظيفي ).  وفي هذا النوع يكون التركيز على الإنجازات الهامة وكذلك أيضاً خبرة العمل التي لها علاقة بوظيفة السكرتير التنفيذي.

ونحن هنا بعدما عرضنا عليك الأنواع الموجودة والتي عليك أن تختار ما يناسبك منها

نصيحتنا السريعة لك إذا كنت ذو خبرة كبيرة في هذا المجال فنحن ننصحك باستخدام التنسيق الزمني العكسي وهو إظهار خبراتك المهنية، وهنا الفكرة التي نحتاج أن ننوه لها أن تكتب الخبرات الأحدث أولا كأنك تذكر التاريخ ولكن من الأحدث للأقدم فلا تبدأ بتعليمك الجامعي مثلا بل ابدأ بأحدث وظيفة كان لها علاقة بوظيفة السكرتير التنفيذي.
ونحن ننصح بهذا لأننا نرى أنه أفضل طريقة توضح المهارات والخبرة المهنية للمرشح للوظيفة فهي تسمح لمديري التوظيف برؤية خبرتك وإنجازاتك التي لها علاقة بالوظيفة بسرعة.

لنبدأ الآن بالأقسام الرئيسية من السيرة الذاتية للسكرتير التنفيذي

 1.المعلومات الخاصة بالتواصل

هذا القسم بسيط بالطبع أنت تعرفه أكثر منا ولكننا سننصحك فقط بالطريقة وكيفية كتابتها.

اكتب اسمك وعنوان بريدك الإلكتروني ورقم هاتفك وموقعك في بداية سيرتك الذاتية.

إذا كان لديك مدونة خاصة أو  موقع ويب احترافي أو ملف تعريف LinkedIn ، فأضفهم أيضاً وذلك سيظهر مهاراتك وخبراتك.

كيف تكتب المعلومات الخاصة بالتواصل ؟

يتم تضمين الاسم وتفاصيل الاتصال في قسم العنوان. لأنه هذا يعتبر هو هو المكان الذي سيركز فيه مدير التوظيف انتباهه أولاً.

ثم قم بإدراج المعلومات التالية:

الاسم الكامل

المسمى الوظيفي

رقم الاتصال (التليفون)

عنوان البريد الإلكتروني
في الجزء العلوي من الصفحة ، يجب كتابة اسمك بوضوح، لا تغفل هذا الأمر ففهناك من يعتقد أن الأمر بسيط ولا يكتب الاسم بوضوح كيف هذا !! فكِّر في الأمر إذا كتبت في السيرة الذاتية كل شيء وأصبحت جيدة جدا ولم يصل المسؤول بسهولة لاسمك وطرق الاتصال بك فهذا قد يؤثر على حصولك على الوظيفة.
فاكتب الاسم واضحاً جدا ثم يليه معلومات الاتصال الخاصة بك وهي كالتالي (رقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني والرابط إلى ملفك الشخصي على LinkedIn).

لكي تتذكر جيداً سنكتبها لك في نقاط وراجع كتابتها مع سيرتك الذاتية

قم بكتابة اسمك بالكامل بوضوح.

يجب ذكر عنوانك الحالي بأي حال من الأحوال.

يجب كتابة رقم الاتصال مسبوقاً بالكود المقبول لبلد إقامتك.
استخدم دائمًا عنوان بريد إلكتروني لأغراض العمل وليس بريد إلكتروني يحتوي على لقب باسم آخر وبه كلمات مثل love – friends – for ever
وإذا كان هذا هو الحال فنحن ننصحك أن تقوم بإنشاء بريد إلكتروني جديد باسمك كاملا كما هو في بطاقتك الشخصية ليكون بريد إلكتروني خاص بالعمل فهذا ما يجب أن يكون عليه البريد الإلكتروني في السيرة الذاتية أن يكون رسمياً.
تذكر إدراج ملفك الشخصي على LinkedIn.

إليك مثال لفهم أفضل:

تأكد من أن اسمك مكتوب بطريقة صحيحة إملائياً وأنه مرئي وواضح ويمكن قرائته بسهولة في رأس الصفحة

ابتعد عن استخدام المعلومات الغير ضرورية فقد تكون مربكة ولا داعي لها.

غالبًا ما تكون الصورة غير مطلوبة أو موصى بها لتضمينها في السيرة الذاتية للسكرتير التنفيذي.

تأكد أن تكون قرأت طلب الوظيفة بشكل جيد جدا.

قد يؤثر وضع صورة لك في سيرتك الذاتية على اختيارك فربما هناك بعض الآراء المتحيزة والتي يمكن أن تكون سببًا للتمييز. لذا ليس هناك داعي لذلك مالم يكن هذا مطلوباً في إعلان الوظيفة.

2.كتابة هدف / ملخص احترافي  للسيرة ذاتية لسكرتير تنفيذي

يتم كتابة هذا القسم مباشرة بعد قسم العنوان مع العنوان وتفاصيل الاتصال. يقدم هذا القسم مقدمة موجزة عن نفسك لمديري التوظيف ويخلق انطباعًا فيهم، لذا فهنا فرصتك لتترك فيهم انطباعاً جيداً.  ولهذا يُعتبر الملخص أو الهدف جزء هام جدا في السيرة الذاتية.
الملخص هو ببساطة القسم الذي تسلط فيه الضوء على مهاراتك وكيف يمكن أن تستخدم هذه المهارات لتحقق قيمة للشركة.
إذا قرأت و قارنت بين الملخص المحدد والملخص الغامض ، بالتأكيد أنك ستعرف كيف تميز بينهما وستعرف أيضاً  أيها أكثر جاذبية.

وهذا يُعني بوضوح أنه من الضروري كتابة ملخص سيرة ذاتية يبرز إنجازاتك ومهاراتك وخبراتك ذات الصلة.

يوفر ملخص السيرة الذاتية أعلاه نظرة عامة مفصلة عن المرشح. يركز على المهارات والإنجازات وكذلك المعرفة بالمسؤوليات الإدارية التي يضطلع بها المرشح.

من الواضح للغاية مدى نقص ملخص السيرة الذاتية غير الصحيح.

كما أنه يتضح لنا أن السير الذاتية التي لا تحتوي على ملخص/ هدف جذّاب لا يمكنها   أن تجذب انتباه مدير التوظيف.

 3.الخبرة في العمل

هنا في هذا القسم عليك التحدث عن خبرتك في هذا المجال وعملك كسكرتير تنفيذي

هذا هو محور سيرتك الذاتية. فالمرشحين الذين لديهم خبرة في نفس مجال العمل بالطبع سيكون لهم اهتمام خاص. ركِّز جيداً في هذا القسم.
سنساعدك هنا وننشر لك مجموعة من النصائح لسرد خبرتك المهنية:
إبدأ بالكتابة عكس الترتيب الزمني فكما ذكرنا في نوع هيكل وتصميم السيرة الذاتية فهذا النوع الأفضل إذا كان لديك خبرة كبيرة . إبدأ من وظيفتك الأخيرة.
إذا كان عملك السابق سار على نحو جيد قلا تتردد في ذكر اسيم الشركة والمسمى الوظيفة الذي عملت به، ومده العمل التي قضيتها هناك

قم باستخدام جميع الكلمات الرئيسية ذات الصلة بالوظيفة التي تتقدم لها.

اكتب جمل موجزة.

استخدم أفعالاً قوية لوصف مسؤوليات وظيفتك.

اظهر للمسؤول عن التوظيف كيف يمكنك أن تكون أفضل مرشح للوظيفة.

استخدم الأرقام أو الإحصائيات لعرض تأثير واجباتك ومسؤولياتك الإدارية.

استخدم النقاط لإبراز النتائج التي قمت بتحسينها.

4.التعليم

في هذا القسم بالتأكيد ستذكر:
الشهادة

الكلية

الجامعة

ولكن يجب أن ننوه لك أن لاتنسى محاولة عرض أي بيانات لها علاقة بالقطاع التعليمي وفي نفس الوقت ذات صلة بمجموعة مهام السكرتير التنفيذي

سنعرض لك مثالين مثال صحيح وآخر خطأ  لكتابة قسم التعليم ومنهما ستتمكن من الحصول على صورة واضحة للمعلومات التي يجب كتابتها ، وكذلك قم برعاية التنسيق المناسب لهذا القسم والذي ستجده موضح في القسمين.

5.المهارات التي يبحث عنها المسؤولين عن التوظيف في وظيفة السكرتير التنفيذي

المهارات التقنية والشخصية التي يبحث عنها مديرو التوظيف

سنتحدث هنا عن مجموعة كبيرة من المهارات الهامة لوظيفة السكرتير التنفيذي ويمكنك قرائتها واختيار ما يناسبك منها وما تتطلبه الوظيفة أيضاً .

سنتناول المهارات العامة ثم يمكنك الاختيار بين المهارات في قسمين (المهارات التقنية والمهارات الشخصية )

من المهارات العامة التي تطلبها وظيفة السكرتير التنفيذي

القدرة على تعدد المهام والتنظيم الجيد فهي ميزة مهمة جدا و مطلوبة للسكرتير التنفيذي.

أن يكون السكرتير التنفيذي قادر على إدارة عمله واتباع المواعيد النهائية.

قدرات خاصة للتعامل مع خدمة عملاء بشكل سلس ولطيف.

القدرة على تحديد المشاكل والبحث عن الحلول بشكل سريع وجيد أمر حيوي جدا للسكرتير التنفيذي.

مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة للتفاعل بشكل فعّال مع زملاء فريق العمل وكذلك أيضاً العملاء.

وعي عالي واهتمام بالتفاصيل والمهارة لتحديد الأخطاء في الأعمال الورقية والجداول الزمنية.

أهم المهارات التقنية للسكرتير التنفيذي

Microsoft Word

Excel

Outlook

إدارة قاعدة البيانات

تصميم Powerpoint

معرفة التعامل مع برامج إدارة المشاريع (مثل Trello و Asana)

إدارة التقويم

إتقان التصوير بآلات التصوير المختلفة

استخدام الماسح الضوئي  وأجهزة العرض

التحرير والتدقيق اللغوي
إدخال بيانات بشكل دقيق

تحليل البيانات

مبادئ المحاسبة الأساسية

عمل الفواتير وحفظ السجلات

أهم المهارات الشخصية للسكرتير التنفيذي

التواصل الجيد سواء كتابي أو شفهي

التعامل مع الشخصيات المختلفة

براعة في تحديد الأولويات

التعامل الجيد مع المشكلات والتفكير في حلول سريعة

مهارات التنظيم والتخطيط

إدارة الوقت بشكل جيد

مهارات التفاوض

البحث

خدمة العملاء

الذكاء العاطفي

المكالمات الهاتفية بشكل احترافي وجيد

مهارة الأداء الفردي

العمل في فريق بشكل  جماعي

التعاون

أخلاقيات العمل

القدرة على التكيف

التفويض

الإدارة والتدريب

المرونة

التعاطف

الأمانة

الحفاظ على سرية العمل

أثناء كتابة قسم المهارات الخاصة بك ، احرص على اختيار وكتابة المهارات التي لها علاقة بدور السكرتير التنفيذي وبالأخص التي لها علاقة بمتطلبات الوظيفة التي تتقدم لها.

6.إنجازات السكرتير التنفيذي

في محاولة إبراز إنجازات السكرتير التنفيذي أنصحك أن تفعلها بإتقان فلا تستخدم فقط ادراج المهام والمسؤوليات التي كنت تفعلها في السابق بل تجنب الانزلاق في هذا الأمر وركز على إظهار انجازاتك بمعنى آخر ماذا حققت ؟.

7.أقسام إضافية لتعزيز سيرتك الذاتية

يمكنك إضافة هذا القسم كإضافة أخرى بعيدًا عن الأقسام الشائعة

يمكنك تضمين الأقسام التالية:

الشهادات:

إذا كان لديك أي شهادات قابلة للتطبيق فقم بإبرازها هنا و استخدم هذا القسم لتسليط الضوء على تطورك المهني وخبرتك، إذا كنت قد حصلت على  شهادة المحترف الإداري المعتمد (CAP) فبالطبع يمكنك ذكرها هنا.

التطوع:

إذا كنت قد تطوعت للمساهمة بجهودك في أي منظمات أو جمعيات لخدمة المجتمع، فقد يظهر هذا أنك ملتزم بأن تصبح عضوًا في المجتمع وهذا سيعزز ويقوي سيرتك الذاتية.

8.اللغات

في التقدم لوظيفة السكرتير إذا كنت تمتلك لغات أخرى فهذا سيكون بمثابة أمر رائع وميزة كبيرة مُضافة إلى سيرتك الذاتية.

سواء كنت تتقن لغة أخرى غير لغتك الأم  أو إذا كنت متعدد اللغات، فلا تتردد في إدراج هذا الأمر في  قسم اللغات وبالطبع هذا سيضيف الكثير وسيكون مفيدًا في إظهار قدرتك على تميزك في التواصل بين الأشخاص.

حاول أن تكون منطقي وواقعي في عرض الكفاءة اللغوية بشكل جيد في السيرة الذاتية. فلا تبالغ في أن تذكر أمر عن إجادتك للغة أعلى من مستواك فهذا سيضر بمدى مصداقيتك. ولتكون دقيق مثلا ، إذا كنت قد خضعت لاختبار تحديد مستوى من مكان معتمد وذو سمعة جيدة فيمكنك كتابة هذا الأمر