الدليل الكامل لكتابة السيرة الذاتية لمدير مكتب

وظيفة مدير المكتب تحظى بشهرة واسعة حول العالم وليس في الوطن العربي فقط، لما لها من أهمية شديدة في الإدارة وتحسين مستوى العمل.

بالطبع يحتاج المتقدم للوظيفة أن يهتم بكتابة السيرة الذاتية لمدير مكتب بشكل احترافي، حيث يُظهر فيها الخبرة السابقة والتعليم الأكاديمي والمهارات العملية واللغات الحاصل عليها، كذلك يقوم بإبراز المنح والجوائز التي قد حصل عليها من قبل وخبرة العمل في فريق، وغيرها من المعلومات الهامة التي تقوم بجذب مسؤولي التوظيف لهذه السيرة الذاتية، وبالتالي تزيد من فرص المتقدم في الحصول على الوظيفة.

ربما يوجد على الساحة الآن الكثير من نماذج السير الذاتية، لكننا في هذا المقال حاولنا تخصيص عرض السيرة الذاتية لمدير مكتب وأن نوليها اهتماماً خاصاً، كذلك ستجد في المقال أهم النصائح والإرشادات التي يجب عليك إتباعها أثناء كتابة السيرة الذاتية لمدير مكتب.

مثال على السيرة الذاتية لمدير مكتب

ترتيب السيرة الذاتية لمدير مكتب

تتكون السيرة الذاتية لمدير مكتب من عدة أقسام أساسية وهي :

والآن سنبدأ بشرح كل قسم من هذه الأقسام بشيء من التفصيل، سنعرف كيف يمكن كتابة كل قسم من هذه الأقسام بأفضل صورة ممكنة.

معلومات الاتصال

الهدف من هذا القسم هو سهولة حصول مسؤولي التوظيف على معلومات يمكنهم من خلالها التواصل معك لتحديد المقابلة. كثيراً ما يقع في هذا الخطأ الكثير من المتقدمين، ألا وهو الاهتمام بكل تفاصيل السيرة الذاتية لمدير مكتب ويتغافلون عن معلومات الاتصال، وأحياناً يخطئون في كتابة أرقام للتواصل أو تحديد المكان.

سنبين لك فيما يلي أهم النقاط التي يجب أن تعتني بها في هذا القسم، فيجب أن تبدأ السيرة الذاتية بكتابة اسمك باعتباره هو عنوان الملف. وعليه يُفضل أن يكون حجم الخط من 14 إلى 16 فلابد للاسم أن يكون أكبر من أي نص آخر موجود.

بعدها ستعرض المسمى الوظيفي والعنوان وترفق أيضاً عنوان بريد إلكتروني لك، وكذلك رقم للتواصل.

والآن سنعرض لك بعض الأمثلة لكي تعرف كيف تُطبق ذلك في سيرتك الذاتية :

هذا المثال يعد صحيحاً لأن المعلومات المذكورة محددة ودقيقة. ويعد هذا هو النموذج الأمثل لهذا القسم.

هذا المثال به الكثير من الأخطاء التي ستجعل مسؤولي التوظيف يضعون هذه السيرة الذاتية جانباً، فأولاً لا حاجة لذكر العنوان بهذا التفصيل، كما أن عنوان البريد الإلكتروني يحسب خاطئاً لأنه لا يجب وضع أي فواصل في كتابة البريد الإلكتروني. كما أنه يمكننا أن نلحظ أن رقم الهاتف بالفعل ينقص رقماً ! لذلك حاول بعد أن تكتب السيرة الذاتية لمدير مكتب الخاصة بك، أن تراجع كل قسم منها على حدة.

ملخص السيرة الذاتية

الهدف الأساسي من ملخص السيرة الذاتية هو توضيح بسيط للتلك السيرة الذاتية في عدد لا يزيد عن 4 أو 5 سطور. وبصفتك تتقدم الآن بطلب العمل كمدير مكتب، يجب أن تفهم طابع الوظيفة التنافسي بشكل كبير، لكي تتقدم في تلك المنافسة وتحصل على ما تريد، يجب أن تقدم سيرة ذاتية متميزة.

حاول أن تفكر بعقلية مسؤولي التوظيف، ساعده بإبراز أهم المهارات والإنجازات السابقة، تاريخك التعليمي الأكاديمي واللغات الحاصل عليها بكلمات بسيطة وجاذبة.

بعد أن تنتهي من كتابة الملخص قم بمراجعته أكثر من مرة وتأكد من أن ما قدمته يتناسب بالفعل مع احتياج الوظيفة، اظهر رغبتك في الحصول على هذه الوظيفة بالذات.

لا تنس التأكد من أن السيرة الذاتية لمدير مكتب الخاصة بك تحتوي بالفعل على هيكل وتخطيط مناسب لتتمكن من لفت نظر مسؤولي التوظيف. لأن التقسيم المناسب للسيرة الذاتية يطمئن صاحب العمل على إدراتك لعمله وحسن تنظيمك.

كيف يمكن صياغة قسم التعليم بأفضل صورة ممكنة ؟

قسم التعليم يكون مفيداً جداً خصوصاً لأولئك الشباب حديثي التخرج الذين لا يمتلكوا أي خبرة فعلية بأسواق العمل الحالية. لذلك فيُفضل أن تسترسل بقدر الإمكان في وصف تعليمك الأكاديمي. حيث أن مسؤولي التوظيف إذا وجدوا الكثير من الشهادات العلمية والدورات والمنح في السيرة الذاتية لمدير مكتب تكون لديهم رغبة بمحاولة الاستفادة من كل ذلك العلم في تطوير المؤسسة، حتى لو كان ذلك على حساب الخبرة العملية في بعض الأحيان.

ولكن يجب علينا الحذر أيضاً، فبعض المتقدمين للوظائف أحياناً يحاولوا تزوير هذا القسم، وإن فعلوا ذلك فلن يستفيدوا شيئاً، فكل ما ستكتب أنك اجتزته سيكون مطلوباً منك في المقابل أن تعمل به، لذلك فالأفضل أن تكن صريحاً واضحاً.

قسم التعليم يتميز بكونه بسيط وسهل، لذلك فلنكتفي بذكر المعلومات الأساسية فحسب ولا نسترسل في الكلام أكثر من اللازم فمثلاً :

هذا المثال صحيحاً لأنه فيه ذكر أعلى شهادة أكاديمية عنده، محدداً بدقة التاريخ ( الشهر والسنة الخاصة بالتخرج ). كما أنه ذكر المعدل التراكمي بالنسبة الواضحة.

قسم الشهادات الإضافية

والمقصود هنا شهادة الخبرة كعمل أو تدريب في وقت سابق، ويرى عادة المتقدمون للوظائف أن الشهادات الإضافية أسهل في إضافتها من الشهادات الأكاديمية الخاصة بالتعليم الأكاديمي في الجامعة أو المدرسة.

عادة ما يستغرق الحصول على شهادة 6 شهور، وهذا بالتأكيد أقل جداً من الوقت المبذول للحصول على درجة علمية. يوصي مسؤولي التوظيف حامل السيرة الذاتية لمدير مكتب أن يحصل على شهادتين إضافيتين على الأقل، وهذا سيزيد بقوة من قبول طلبه في الحصول على وظيفة.

اللغات

على قدر أهمية هذا القسم، على قدر ما يتغافله أحياناً الكثير من المتقدمين للوظيفة. فإجادتك لأكثر من لغة له أهميته وقدره، وبالطبع يعمل هذا على جذب مسؤولي التوظيف لمحاولة الاتصال بك وتحديد ميعاد للمقابلة الشخصية خصوصاً في الوظائف التي تحتوي على لقاء مباشر مع العملاء.

قسم المهارات

يعد هذا القسم بمثابة المنقذ والفرصة والحلم للشباب حديثي التخرج، ففيه يحاول الشخص أن يوضح ويبرز مهاراته الخاصة التي ستمكنه وبشكل خاص من إحراز التقدم إذا ما تولى الوظيفة.

مع أن المهارة لا تكون نتيجة للخبرة الشخصية أو العمل في نفس المجال من قبل، إلا أن لها أبلغ الآثر في التأثير على مسؤولي التوظيف وإذا تمكن المتقدم من إقناعهم بقدرته، سيزيد ذلك من فرصة حصولة على مقابلة.

على الأقل يجب تضمين من 4 إلى 8 مهارات في السيرة الذاتية لمدير مكتب

أهم المهارات التي يجب أن تتوفر في مدير المكتب

وإليك مجموعة من النقاط التي نوصي بها، وأخرى نوصي بتجنبها لضمان أن تحظى سيرتك الذاتية بأكبر فرصة ممكنة للفت نظر مسؤولي التوظيف:

والآن سنعرض لبعض النصائح الهامة التي يمكن أن تساعدك في الارتفاع بمستوى سيرتك الذاتية إلى أقصى درجة ممكنة :

أسئلة متكررة حول السيرة الذاتية لمدير مكتب

ما هو متوسط الراتب المتوقع لوظيفة مدير مكتب ؟

بالطبع تختلف الرواتب الخاص بمدراء المكاتب حسب مكان العمل وطبيعة المؤسسة. ومع ذلك فحسب مكتب إحصاء العمل في الولايات المتحدة الأمريكية، فإن متوسط الراتب السنوي لمدير المكتب يزيد عن  دولار46000، ولكن في بعض المناصب العليا للإدارة يصل الراتب إلى 70000 دولار في السنة.

ما هي المسئوليات الأساسية لوظيفة مدير المكتب ؟

هل من المهم أن نرفق صورة أثناء إعداد السيرة الذاتية لمدير مكتب ؟

لا يُفضل بإرفاق صورة شخصية في السيرة الذاتية، بل يفضل مسؤولي التوظيف التركيز على مهاراتك وخبراتك والشهادات العلمية التي حصلت عليها، وما يمكن أن تضيفه للمكان. فحسب قوانين الولايات المتحدة الأمريكية هذا لا يجوز به على الإطلاق، بل تمنع قوانين العمل مسؤولي التوظيف أن يقوموا بالتمييز بين المتقدمين للوظيفة حسب مظهرهم أو لونهم أو دينهم.. إلخ، لذلك فنحن نوصي بعدم إرفاق صورة شخصية بالملف.

كيف اكتب قسم الهدف من السيرة الذاتية بشكل جيد ؟

حاول أولاً وقبل كل شيء أن تظهر شغفك لمسؤولي التوظيف بالحصول على تلك الوظيفة ورغبتك بمساعدة الآخرين وتحقيق تطوير خاص لهذه المؤسسة من خلال استراتيجيات جديدة في العمل، ربما تكون تعلمتها من خبرة سابقة أو دراسة أكاديمية.