السيرة الذاتية للسكرتير القانوني

السكرتارية القانونية هي فئة لها خبرة قانونية كبيرة حتى تتمكن من معاونة المحامين سواء الذين يعملون بشكل منفرد، أو حتى الذين يعملون ضمن فريق كبير في شركة من شركات المحاماة الكبرى. والطلب على هؤلاء السكرتارية كبير جداً. والرواتب التي يمكن أن يحصل عليها السكرتارية – إذا تم تعيينهم في إحدى شركات المحاماة الدولية – كبير جداً.

ومع ذلك، فالحصول على وظيفة في مثل تلك الشركات ليس بالأمر الهين. يحتاج الأمر مبدئياً لإعداد سيرة ذاتية أخاذة وتنافسية. ألديك أي خبرة حول إعداد السيرة الذاتية؟ لا؟ حسناً، فيما يلي، سوف نقدّم لك كل ما تحتاج لمعرفته عن طريقة كتابة السيرة الذاتية المثالية.

في هذه المقالة، سوف نقدّم لك:

النموذج الأمثل للسيرة الذاتية للسكرتارية القانونية

حينما تنشر إحدى الشركات إعلان وظيفة ما، تستقبل هذه الشركة قرابة 250 سيرة ذاتية لهذا المنصب! عدد كبير جداً بالطبع. والمشكلة الأكبر أن تلك الشركات تدعو في المتوسط 5 أفراد فقط لإجراء المقابلات الشخصية!

وبالطبع أنت ترغب في أن تكون من ضمن المدعوين بكل تأكيد، ولكن هذا يتطلب إعداد سيرة ذاتية مميزة واستخدام أفضل النماذج المتاحة. هناك عدة نماذج يمكنك استخدامها عند إعداد السيرة الذاتية، لكن النموذج الذي نعتقد أنه الأنسب لوظيفة السكرتير القانوني

هو النموذج الزمني المتسلسل.

ونحن نعتقد أن هذا النموذج هو الأفضل لأنه يسهل قرائته ومراجعته واستخلاص ما فيه من بيانات هامة بواسطة أنظمة (ATS). ولكن ما هي أنظمة ATS؟

أنظمة ATS هي برمجيات تستخدم لمراجعة السير الذاتية وتحديد أيها يمكن نقله للمرحلة التالية. وتشير الإحصائيات أن ما يقرب من 75% من الشركات المدرجة بقائمة فورتشن والتي تضم أبرز الشركات الأمريكية من حيث صافي الأرباح، تستخدم تلك الأنظمة.

وطبعاً النموذج الزمني المتسلسل هو النموذج الأفضل للسكرتارية الذين يملكون قدراً كبيراً من الخبرة في مجال المحاماة. لكن على الجانب الآخر، إذا كنت مبتدءاً أو حتى ترغب في تغيير مسارك المهني ولا تملك أي خبرة تذكر في هذا المجال، سيتوجب عليك اختيار نموذج آخر يعرف باسم النموذج المختلط.

كتابة السيرة الذاتية للسكرتير القانوني

تشير الإحصائيات إلى أن مسؤولي التوظيف بالشركات لا يمضون أكثر من 6 ثواني فقط لمراجعة كل سيرة ذاتية من السير الذاتية الكائنة أمامهم. وهذا طبعاً بفرض أن الشركة لا تستخدم أنظمة ATS التي تقوم بمراجعة السير الذاتية واختيار الأفضل من بينها.

يبحث مسؤولي التوظيف عن مجموعة محددة من البيانات، والتي عادة ما سيجدونها في الثلث الأعلى من سيرتك الذاتية. إذا لم تذكر تلك المعلومات في هذا الجزء، فغالباً سيتم تجاهل سيرتك الذاتية!

ولكن ماذا لو منحتهم ما يرغبوا في رؤيته في مطلع سيرتك الذاتية؟ أسمعت من قبل عن الملخص الاحترافي للسيرة الذاتية؟ الملخص الاحترافي هو سطرين أو ثلاثة أسطر تلائم من لهم خبرة كبيرة جداً في المجال. إليك مثال جيد جداً لإحدى الملخصات الاحترافية التي يجب أن تتصدر مطلع السيرة الذاتية.

رأيت الفارق؟ المتقدم الأول عرض نفسه بشكل أفضل كثيراً وكان محدداً في المهام التي يمكن أن يقدمها، مما يمنح مسؤولي التوظيف فرصة جيدة لتقييم هذا المتقدم بشكل ملائم.

يمكنك أيضاً استخدام تطبيقنا لبناء سيرتك الذاتية بشكل كامل.

وكما قلنا، فإن الملخص الاحترافي ملائم تماماً لمن يملك خبرة كبيرة في المجال القانوني. لكن على الجانب الآخر، ماذا لو كان المتقدم لا يملك ما يكفي من الخبرة في المجال القانوني، أو حتى كان يرغب في تغيير مساره المهني؟

يمكن استبدال الملخص الاحترافي بالسيرة الذاتية بما يعرف باسم الهدف من السيرة الذاتية. وفيما يلي، نضرب لكم مثالين أحدهما صحيح والآخر خاطئ.

لماذا يُعد هذا مثالاً سيئاً على صياغة الهدف من السيرة الذاتية؟ المتقدم يقول لهم أنه بحاجه لاكتساب بعض المهارات حتى أتمكن لاحقاً من ترك منصبي بشركتكم والسعي في مسار مهنى مغاير!

والنصيحة العامة هي أن تراعي عند كتابتك السيرة الذاتية بشكل عام أن تذكر المكاسب التي قد تحصل عليها الشركة عند تعيينك، وليس المكاسب التي قد تحصل عليها أنت عند عملك بالشركة.

الخبرة في السيرة الذاتية للسكرتير القانوني

إذا خيّر مسؤولي التوظيف في رؤية قسم واحد من سيرتك الذاتية، عادة ما سيكون هذا القسم هو قسم الخبرة المهنية. النموذج الذي قمنا باختياره يتم كتابة الخبرة المهنية فيه بشكل تنازلي، بدءاً بآخر وظيفة لك وتدرجاً حتى أول وظيفة لك. بهذه الطريقة، يمكن أن يعرف مسؤولي التوظيف أحدث إمكانياتك والإضافات التي حققتها في وظيفتك الماضية أو حتى الحالية أثناء تقدّمك على هذا المنصب.

ولكن قبل أن تشرع في كتابة خبرتك المهنية، يجب عليك مراجعة أمر هام جداً وهو الإعلان الوظيفي. أهمية الإعلان الوظيفي تكمن في البحث عن ما يسمّى الكلمات المفتاحية. والكلمات المفتاحية هي ما يتم برمجة أنظمة ATS للبحث عنها في السيرة الذاتية للمتقدمين. وهي أيضاً ما يبحث عنها مسؤولي التوظيف عند مراجعة سيرتك الذاتية.

لنضرب مثالاً بأحدى الإعلانات الوظيفية المنشورة لنحاول استخراج الكلمات المفتاحية الهامة منها:

مطلوب سكرتير قانوني مهامه كالآتي:

في هذه الحالة، يجب أن تشمل خبرتك القانونية تلك الألفاظ “المساعدة في التحقيقات، وإجراء البحوث القانونية، صياغة وتنقيح المستندات وإجراء المهام الإدارية”.

وفيما يلي، نضرب لكم مثالاً بخبرة مهنية صيغت صياغة مثالية في السيرة الذاتية للسكرتير القانوني:

خاطب هذا القسم في السيرة الذاتية احتياجات المكتب أو الشركة التي نشرت ذلك الإعلان. حيث يظهر جلياً في هذا القسم أن الرجل قام بالمهام التي يحتاج إليها مسؤولي التوظيف. وعلى الجانب الآخر، هناك أحد المتقدمين الذي قد يضل الطريق تماماً عند كتابة هذا القسم. إليكم مثالاً لصياغة خاطئة لهذا القسم في السيرة الذاتية:

فيمكنك القول مثلاً ” أعددت اجتماعات مع العملاء” أو “أجريت البحوث وجمعت ما يلزم من البيانات القانونية”. ونقطة أخرى هامة أيضاً وهي أن تحاول دوماً ذكر نتائج قياسية للمهام التي قمت بها. فعلى سبيل المثال، في الصياغة الصحيحة رأينا المتقدم يذكر أن النظام الذي استخدمه ساهم في خفض نققات العمليات الإدارية بنسبة 12%.

وهذا ما يعرف باسم صيغة PAR، وهي اختصار للثلاث كلمات (Problem Action Result أو المشكلة ثم الإجراء وأخيراً النتيجة). ففي هذا المثال كانت المشكلة هي ارتفاع كلفة المصروفات الإدارية، والإجراء كان استخدام برنامج اتصالات بديل، والنتيجة كانت خفض النفقات بنسبة 12%.

ولكن، ماذا تفعل في حالة ما لم يكن لديك أي خبرة في مجال السكرتارية القانونية؟ لا تقلق، سنقدم لكم فيما يلي مثالاً على كيفية كتابة السيرة المهنية في حالة ما لم تكن تملك أي خبرة تذكر في هذا المجال. ولكن أولاً، لنلقي نظرة على إعلان وظيفي للمبتدئين حتى نستطيع استخراج الكلمات المفتاحية الضرورية منه.

في هذا الإعلان الوظيفي، يأتي قسم المسؤوليات على هذا النحو:

مطلوب سكرتير قانوني لإدارة الأعمال اليومية للقسم والتي تتمثل في:

وفيما يلي، سوف نقدم لكم صياغة صحيحة عن قسم سيرة مهنية صحيح لمتقدم لا يملك خبرة كبيرة.

وهنا قدّم المتقدّم الصورة التي يحتاج مسؤولي التوظيف أن يروها بالضبط. وعلى الرغم من أن المتقدّم يقوم بهذه المهام بشكل تقليدي، إلا أنه كان من الممكن ألا يذكرها بهذا الشكل إذا لم يكن قد أطلع على الإعلان الوظيفي.

القسم التعليمي في السيرة الذاتية للسكرتير القانوني

ربما يكون القسم التعليمي في السيرة الذاتية للسكرتير القانوني هو أسهل الأقسام من حيث الكتابة، ومع ذلك، لهذا القسم أهمية كبيرة جداً. فالسكرتير القانوني يمكن أن يأتي من خلفيات تعليمية متنوعة. ومن الهام جداً أن يعرف المتقدم كيف يمكنه صياغة القسم التعليمي بشكل ممتاز.

نقدّم لكم فيما يلي القواعد الهامة الواجب إتباعها أثناء كتابة القسم التعليمي في سيرتك الذاتية:

وبالطبع عادة ما يوصى بأن تبدأ بأعلى الدرجات التي حصلت عليها وبعدها يمكنك إضافة كافة الدرجات الأخرى بنفس النظام الزمني المتسلسل.

والقسم التعليمي عادة ما يأتي بعد قسم الخبرة، ومع ذلك، إذا كنت لا تملك ما يكفي من الخبرة أو حتى كنت تبحث عن تغيير مسارك المني، يوصى بأن يأتي القسم التعليمي قبل قسم الخبرة المهنية.

وفيما يلي، نقدّم لكم مثالاً جيداً على القسم التعليمي في السيرة الذاتية للسكرتير القانوني:

يبدو أن الأمر بسيطاً، أليس كذلك؟ هو بسيط بالفعل لكن يجب أيضاً مراجعة نص الإعلان الوظيفي مرة ثانية قبل كتابة القسم التعليمي. فبعض الإعلانات الوظيفية قد تشترط تخصصات أو كليات بعينها. وفي هذه الحالة، يجب التأكد من حصولك على الشهادات المطلوبة.

المهارات الإضافية في السيرة الذاتية للسكرتير القانوني

في بعض الأحيان تبدو وظيفة السكرتير القانوني وظيفة بسيطة. ولكن العكس صحيح! فالسكرتير القانوني يجب أن يتمتع بمجموعة كبيرة من الصفات والمميزات الهامة التي تؤهله لأداء هذا القطاع العريض من المهام المتوقع منه أدائها.

وتنقسم المهارات التي يمكن إضافتها للسيرة الذاتية للسكرتير القانوني إلى قسمين، وهي المهارات الشخصية والمهارات العامة. وسوف نقدّم لكم فيما يلي مجموعة من أبرز المهارات الشخصية التي يبحث عنها مسؤولي التوظيف في السكرتير القانوني:

وعلى الجانب الآخر، هناك بالطبع المهارات الخاصة بوظيفة السكرتير القانوني. وهذه الوظائف بالطبع لها أهمية كبيرة ويمكن أن يحصل بها المتقدم على نقاط إضافية لدى مسؤولي التوظيف. وفيما يلي، مجموعة من أبرز المهارات التي يبحث عنها مسؤولي التوظيف:

بالطبع تم ذكر هذه الصفات كمرجع، لا يجب أن تستخدمها جميعها! فغالباً ستطيل سيرتك الذاتية بلا داعي ومن الممكن أن يراها مسؤولي التوظيف على أنها عامة وغير خاصة بشخصيتك.

الأقسام الأخرى في السيرة الذاتية للسكرتير القانوني

الأقسام الأخرى في السيرة الذاتية هي وسيلة جيدة لترجيح كفة إحدى المتقدمين للوظيفة في حال كانت كافة الأقسام الأخرى المذكورة في السيرة الذاتية متساوية بين الأثنين.

وعلى الرغم من أن هذا القسم تحديداً يثير الكثير من اللغط، وهناك خلاف حوله بعض الشيء حيث يرى بعض الخبراء أن هذا القسم ليس ضرورياً، والبعض الآخر يصر على أهمية هذا القسم. ونحن نعتقد أن للطرفين وجهة نظر تستحق أن توضع بعين الاعتبار. فمن يرى أن هذا القسم غير ضروري يرى ذلك بسبب أن معظم المتقدمون للوظائف لا يعرفون كيف يستخدمون ذلك القسم لصالحهم بالأساس.

يكتب بعضهم على سبيل المثال أنه يجيد عزف البيانو أو الجيتار! كيف سيخدم هذا سيرتك الذاتية بأي شكل من الأشكال؟

ونحن نعتقد على الجانب الآخر، أن هناك بعض المهارات التي يمكن أن تُظهر كفاءتك وجدارتك بالمنصب. ومن أهم تلك المهارات الإضافية التي يمكن أن تضيفها لسيرتك الذاتية:

وفيما يلي، نقدّم لكم مثالاً جيداً على هذا القسم في السيرة الذاتية للسكرتير القانوني.

⚠️ مفاهيم خاطئة عن وظيفة السكرتير القانوني

وفي ختام المقالة، نوصي بأن لا تنسى ذكر كافة قدراتك وإنجازاتك ومسؤولياتك السابقة وتأكد من أنك تستخدم الكلمات المفتاحية المذكورة في الإعلان الوظيفي لذلك. كما تأكد من إلقاء الضوء بشكل لكافي على قدراتك ومعرفتك وخبرتك في المجال، وأظهر كافة الشهادات ومهارات استخدام البرامج المختلفة كذلك.

نتمنى أن نكون قدمنا لكم في هذه المقالة كافة الأجوبة التي تحتاجون إليها لملء السيرة الذاتية للسكرتير القانوني، كما نرحّب أيضاً بأي أسئلة أو استفسارات لديكم إن وجدت. لكم منا أطيب الأمنيات في مساركم المهني.