سكرتير السيرة الذاتية | السيرة الذاتية المثالية

متوسط التقييم لهذا النموذج

5
Rated 5 out of 5
من1 آراء المستهلكين

لديك الكثير من المهارات التي لا تعرف كيفية تضمينها أو كتابتها في السيرة الذاتية؟ تريد أن تظهر تميزك وقدرتك على أداء الكثير من المهام ولكنك لا تعرف الطريقة المثلى؟

في الواقع، الطريقة المثلى لإظهار كفائتك ومهاراتك هي كتابة سيرة ذاتية احترافية. وفيما يلي، سوف نقدم لك الطريقة المثالية لكتابة سكرتير السيرة الذاتية بشكل يضمن لك لفت نظر مسؤولي التوظيف في شركتك الجديدة.

سنقدم لك فيما يلي:

  • كيفية كتابة سيرة ذاتية احترافية
  • كيفية الحصول على مقابلات عمل لوظيفة سكرتير
  • نصائح وأمثلة حول كيفية استغلال مهاراتك وإنجازاتك في السيرة الذاتية
  • كيف يمكنك وصف خبرتك السابقة في مجال السكرتارية

الصيغة الأفضل للسيرة الذاتية

عند التقدّم للعمل في مؤسسة ما، ما تحتاج إليه هو مقدار ما من الاحترافية. وهذا ما يجب أن تعكسه سيرتك الذاتية بالضبط. أولاً، يجب أن نبدأ بالنموذج الملائم لسيرتك الذاتية.

أفضل نموذج يمكنك استخدامه عند كتابة سكرتير السيرة الذاتية الإداري هو النموذج الزمني. والسبب في ذلك أن معظم الفرص المتاحة للسكرتارية في أسواق العمل عادة ما تكون في شركات كبرى، دولية كانت أم محلية. وهذا هو النموذج المعتاد استخدامه عند مسؤولي التوظيف في هذه الشركات.

💡 كما وجب التنويه إلى أن في الأسواق العالمية الآن يقوم مسؤولي التوظيف باستخدام برمجيات لمسح والتعرف على السير الذاتية المختلفة مثل (ATS) أو نظام مسح السير الذاتية. ووفقاً لمعهد Jobvite recruiter، فأن 41% من مسؤولي التوظيف الآن يستخدمون هذه البرمجيات لتسهيل عمليات مراجعة السير الذاتية.

وهذا سبب آخر يدعو لاستخدام السيرة الذاتية الزمنية حيث أن معظم برامج مسح السير الذاتية تستطيع أن تجمع قدر أكبر من البيانات إذا كانت مقولبة بقالب السيرة الذاتية الزمنية. مما يضمن لك جمع أكبر قدر ممكن من البيانات من سيرتك الذاتية، وبالتالي، احتمالات أفضل في الحصول على وظيفة بهذه الشركات.

وبالإضافة إلى ذلك، فإن استخدام سكرتير السيرة الذاتية القالب الزمني يضمن لك إظهار كافة مهاراتك المكتبية وخبرتك كسكرتير. وكل هذا بالطبع يمنحك أفضلية كبيرة عن أصحاب السير الذاتية الأخرى.

كيف تكتب سيرة ذاتية للسكرتير (حتى بدون خبرة)

يخشي الكثيرون ممن لا يملكون الخبرة الكافية من أن ترفض سيرتهم الذاتية دون منحهم فرصة مناسبة لمعرفة شخصياتهم. ومع ذلك، هناك مجموعة من الطرق يمكن أن تبرز بها بعض المهارات التي قد تكون ملفتة لمسؤولي التوظيف بالشركات.

 أقسام السيرة الذاتية

ملخص السيرة الذاتية

يجب أن تبدأ كتابة سكرتير السيرة الذاتية بقسم ملخص السيرة الذاتية. وفي ملخص السيرة الذاتية نكتب سطرين إلى ثلاثة أسطر يلخصون خبرتك في المجال الإداري.

لنفترض على سبيل المثال أن لك خبرة كبيرة في العالم الإداري. خبرة تتجاوز 10 سنوات. كيف يمكنك صياغة ملخص السيرة الذاتية بشكل صحيح؟

صحيح
سكرتير محترف بخبرة تتجاوز 10 سنوات في المجال الإدارى لكبرى الشركات. اتمتع بمهارات مميزة في تنظيم المشروعات والإدارة بالإضافة لمهارات التواصل. قننت في آخر وظيفة لي استخدام نظام إداري لإدارة الوقت مما زاد من إنتاجية المكتب بنسبة 15%. وقد تمت ترقيتي لسكرتير تنفيذي عام 2015.
خطأ
سكرتير بخبرة تمتد 10 سنوات. أبحث عن وظيفة بشركة حيث يمكنني التعليم وتطوير مهاراتي.

في حال ما لم يكن لك هذا القدر من الخبرة في العمل بالمؤسسات الدولية، يمكننا استبدال هذا القسم بقسم آخر يسمّى الهدف من السيرة الذاتية.

الهدف من السيرة الذاتية

الهدف من السيرة الذاتية هو البديل المقبول لملخص السيرة الذاتية. في ملخص السيرة الذاتية، يعرض المتقدم إنجازاته في عالم السكرتارية بطريقة واضحة ومبسّطة. ولكن في حال ما لم يكن للمتقدم خبرة كبيرة في أسواق العمل، يمكنه استبدال ملخص السيرة الذاتية بقسم آخر يعرف باسم الهدف من السيرة الذاتية.

والهدف من السيرة الذاتية بالأساس هو عرض خبرة المتعلم في عملية التعليم والخبرات السابقة التي قد لا تمت بصلة لعالم السكرتارية، ومع ذلك، يمكن من خلالها إيضاح مهارات المتقدم التي يمكن أن يتم استغلالها في المنصب الجديد.

صحيح
مثال ” خريج تجارة شعبة إنجليزي بتقدير ممتاز اتمتع بمهارات تواصل كبيرة وأرغب في الحصول على وظيفة سكرتير. أهم مميزاتي الشخصية هي المبادرة ومهارات إدارة المشروعات. ومستعد لاستغلال هذه المميزات خير استغلال لتوفير الدعم الإداري والتنظيمي الذي يحتاجه فريقكم”
خطأ
مثال خاطئ ” طالب جامعي بدون خبرة احترافية. استطيع الكتابة والرد على المكالمات وأرغب في أن تكون وظيفتي الأولى مكتبية. من أهم مميزاتي هي سرعة التعلّم”.
⚠️ المشكلة في هذا المثال هو أن المتقدم أبرز أن لا خبرة له في سوق العمل. وبالفعل قد تكون هذه هي الحقيقة، لكن من غير المستحب أن نبرز هذه الحقيقة بهذا الشكل الواضح في السيرة الذاتية.

وبالإضافة لذلك، فأن مهارات التواصل والمهارات التنظيمية بشكل عام أجدر بالاهتمام من مهارات القدرة على الكتابة وإجراء مكالمات تليفونية.

خبرتك العملية في وظيفة السكرتير

إبراز خبرة عمل سكرتير السيرة الذاتية أمر ضروري وحيوي للغاية. وعادة ما ينصح بإبراز ذلك دون قسم ملخص السيرة الذاتية مباشرة. والهدف من هذا القسم محاولة عرض كافة مهاراتنا المتعلقة بالوظيفة بشكل عام مثل المهارات المكتبية ومهارات التواصل عبر الهاتف وغيرها من المهارات.

📌 وبشكل عام، يوصى بذكر هذه النقاط بشكل منفصل مع التركيز على أي إنجازات ملموسة استطعت تحقيقها باستخدام نقاط القوى المذكورة.
صحيح
مثال
سكرتير مدرسة
مدرسة المستقبل 2011 – 2018
الغردقة، مصر
  • توظيف نظام حجز مواعيد مبتكر زاد من إنتاجية المكتب بنسبة 15%
  • التواصل مع المدرسين البدلاء وتسهيل عملية إسناد المهام
  • التواصل مع الآباء وتوظيف نظام جديد لتقبّل شكاويهم. مما زاد من رضى أولياء الأمور بنسبة 35%
مثال خاطئ
سكرتير مدرسة
مدرسة الشروق 2018 – 2021
أبو ظبي، الإمارات العربية المتحدة
  • عملت كموظف استقبال
  • كنت مسؤولاً عن حجز المواعيد للمدير
  • كنت مسؤولاً عن عمليتي كتابة وتنقيح المستندات

بالطبع الفرق بين المثالين واضح. ففي المثال الثاني الخاطئ، قام الموظف بإدراج وظائفه بشكل تقليدي وعادي. بدلاً من محاولة التركيز على الإنجازات أو حتى عملية التطوير التي قادت إليها الأساليب التي اتبعها لتنفيذ المهام.

وعادة ما يعرف النموذج الصحيح لذكر المهام باسم نموذج PAR. حيث الحرف P هو اختصار لكلمة Problem أو مشكلة، والحرف A هو اختصار لكلمة Action أو الفعل والحرف R هو اختصار لكلمة result أو النتيجة. والمقصود، ذكر المشكلة التي كانت تواجه المؤسسة التي كنت تعمل بها، ثم الإجراء الذي اتخذته لحلها، وأخيراً النتائج المترتبة على حل هذه المشكلة.

فعلى سبيل المثال:
  • المشكلة: شكاوى الأهالي من عدم جودة نظام الشكاوى المتوفر من قِبل المدرسة.
  • الإجراء: إجراء محادثات مع الأهالي والتوصل لنظام جديد من أجل تقديم الشكاوى.
  • النتائج: ارتفعت نسبة رضى الأهالي بمقدار 35% في الاستبيان الذي أجرته المدرسة.

العنوان ومعلومات الاتصال

بعد الانتهاء من الاهتمام بكافة الأقسام الرئيسية في سكرتير السيرة الذاتية، يبدأ المتقدمون في ملء  هذا القسم الذي لا يقل أهمية عن باقي الأقسام.

فليس من المنطقي أن نهتم بكافة تفاصيل السيرة الذاتية، ولا نمنح لهذا القسم قدراً كافياً من التنبه. بيانات اتصالك يجب أن تكون صحيحة ومفصّلة بشكل كامل. فواحدة من أكثر الشكاوي تكراراً من مسؤولي التوظيف أن بيانات الاتصال في بعض الأحيان قد تكون قديمة أو لا يمكنهم الوصول من خلالها للمتقدم.

ولذا، فنحن دوماً ما نوصي بتحديث بيانات الاتصال ومراجعتها قبل إرسال السيرة الذاتية لوظيفة أخرى. 

في حال عدم وجود خبرة 

في حال ما لم يكن لديك أي قدر من الخبرة، لا تقلق! هناك مجموعة من الطرق التي يمكن استخدامها لإبراز السير الذاتية للعاملين بدون خبرة كبيرة بأسواق العمل.

نصيحتنا الأولى هي إبراز خبرتك التعليمية بالتفصيل. فهذا يعكس مدى التزامك وقدرتك على إدارة المهام والانتهاء منها بالوقت المحدد.

أما إذا كنت تملك خبرة ولكن في مجال مختلف، يمكنك أيضاً أن تذكر هذه الخبرة لأن بالتأكيد مهام هذه الوظيفة وإن كانت مختلفة لكنها ستعكس قدراً جيداً من مهارات العمل والتواصل لديك.

صحيح
مثال “عملت سابقاً كمقدم للطعام والشراب في إحدى المقاهي بدوام جزئي. وكانت مهام عملي تتضمن تلقي الطلبات من الزبائن ونقلها لفريق العمل ثم متابعة الطلبات حتى جاهزيتها، من ثم تقديمها للزبائن والتأكد من موافقة الوجبات لطلبات الزبائن وتولي مسؤولية كافة حسابات الصالة بشكل متكامل”.

هذا المثال البسيط يعكس مجموعة من المهارات الضرورية لعمل السكيرتير وأهمها بالطبع القدرة على التواصل وإجراء الحسابات والتأكد من الجودة.

التعليم: كيفية تضمين خلفيتك الأكاديمية

متطلبات سكرتير السيرة الذاتية الأكاديمية بالأساس ضرورية للغاية في كلا الحالتين، سواء كان للمتقدم خبرة جيدة في الجانب الإداري العملي، أو حتى لو لم يكن له أي خبرة في الأسواق المحلية أو الدولية.

وعلى الرغم من أن البعض يروجون لفكرة أن الخلفية الأكاديمية أو العملية التعليمية بشكل عام ربما تكون غير هامة في عالم الأعمال الحديث، إلا أن هذه فكرة خاطئة بعض الشيء. فهناك بعض الوظائف التي يتوجب أن يكون لدى المتقدم لها خلفية أكاديمية ما حتى يتم اعتبار سيرته الذاتية.

على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في التقدّم لوظيفة سكرتير في شركة قانونية أو شركة محاسبة، فيتوجب أن يكون لك خلفية أكاديمية قانونية كي يتم وضع سيرتك الذاتية في الحسبان في الشركة القانونية، وخلفية تجارية كي يتم التعامل مع سيرتك الذاتية بجدية في شركة المحاسبة.

وهناك عدة نظريات لترتيب المؤهلات التعليمية في السيرة الذاتية، ولكننا نقترح بشكل أساسي وضع المؤهلات العملية التي يمكن أن تكون مرتبطة بشكل أو بآخر بالوظيفة التي تتقدم عليها.

مثال صحيح

صحيح
دبلومة سكرتير قانوني
كلية الحقوق جامعة القاهرة
التخرّج – عام 2016
  • قانون الإجراءات والقانون المدني وقانون الأسرة والعقود والإجراءات العامة

مدرسة السعيدية الثانوية بالقاهرة

مثال خاطئ:

خطأ
مدرسة السعيدية الثانوية بنين
القاهرة – 2011

كلية التربية جامعة القاهرة
عضو اتحاد الطلبة بجامعة القاهرة

والسبب في أن هذا المثال خاطئاً هو أن المتقدم لم يركز بالأساس على الدرجة الأكاديمية التي يمكن أن تكون مرتبطة بشكل أو بآخر بالوظيفة التي يتقدم لها، بل قام بذكر مدرسته الثانوية أولاً وهو أمر غير مرتبط بالوظيفة الرئيسية.

قسم المهارات في السيرة الذاتية للسكرتير

قسم المهارات في السيرة الذاتية للسكرتير ينقسم بشكل رئيسي إلى قسمين وهما:

  • المهارات العملية
  • مهارات التواصل

1. المهارات العملية

تختلف المهارات العملية التي قد يتطلبها منصب لآخر، ومع ذلك هناك مجموعة من المهارات العملية التي يمكن أن تعتبر مشتركة بشكل عام في عالم السكرتارية بشكل عام. إليك قائمة بأشهر هذه المهارات:

  • القدرة على كتابة المستندات القانونية والعقود;
  • القدرة على كتابة تقرير نفقات;
  • القدرة على إدارة الجداول على برامج التقويم المتنوعة وبرامج الحجوزات العامة;
  • استخدام بعض البرمجيات الشهيرة في عالم السكرتارية مثل MS Office وFileMaker Pro، و SAP وأخيراً Anaqua ;
  • القدرة على الكتابة السريعة (ويفضّل ذكر عدد الكلمات التي يمكنك كتابتها في الدقيقة).

2. مهارات التواصل

مهارات التواصل على الجانب الآخر يصعب قياسها. فهي بالأساس مميزات شخصية ربما لا تكون محورية للوظيفة نفسها، ومع ذلك، يمكن أن تكون صفات محببة في بيئة العمل بشكل عام. من أشهر هذه المهارات التي يمكن ذكرها في السيرة الذاتية للسكرتير:

  • القدرة على التواصل بشكل فعال;
  • الاحترافية في العمل والسلوك اللائق;
  • القدرة على التكيف والتأقلم مع بيئات العمل المتنوعة;
  • القدرة على إدارة الوقت بشكل مميز;
  • التركيز بشكل كبير على التفاصيل;
  • الدقة;
  • التحفيز الذاتي.

كما نرى، كافة هذه الصفات لا يمكن قياسها بشهادات على سبيل المثال. ومع ذلك، هذه الصفات تعد ضرورية جداً في بيئة الأعمال وتمنح لصاحبها أفضلية كبيرة على المتقدمين الآخرين للوظيفة.

وبالطبع على الرغم من أن هذه الصفات لا يمكن قياسها بشكل عام، إلا أن في المقابلة الشخصية يمكن لمسؤولي التوظيف الخبراء التأكد من دقة إدعاءاتك.

وأخيراً، يرجى الانتباه إلى أنه من المفترض أن تسترسل قليلاً في كل نقطة من هذه النقاط حين استخدامها أو كتابتها في السيرة الذاتية. فعلى سبيل المثال، ليس من المستحب أن تكتب اتواصل بشكل جيد فقط! يجب أن تشرح كيف يمكن أن يساعد هذا التواصل في منصبك الجديد ويعود بالنفع على الشركة.

أقسام إضافية للسيرة الذاتية السكرتارية

اللغات

  • واحدة من أهم الأقسام في وظيفة السكرتارية هي اللغة. بالطبع في بعض المناصب، ولكن في البعض الآخر قد تنخفض أهميته بعض الشيء.
  • الأمر يعتمد بشكل كامل على المنصب نفسه. ولكن إذا افترضنا أنك تتقدم لشركة محلية كبيرة أو حتى شركة دولية، فأن اللغات يمكن أن تكون ميزة كبيرة جداً. لنفترض على سبيل المثال، أنك تتحدث اللغة العربية الفصحى بطلاقة بالإضافة للغة الإنجليزية بطلاقة أيضاً واللغة الفرنسية بمستوى متوسط. ألا تعتقد أن هذا وحده يمكن أن يكون سبباً أكثر من كافياً لمسؤولي التوظيف بأن يلتفتوا إلى سيرتك الذاتية.
  • ولكن كيف يتم تقديم اللغات بشكل عام في سكرتير السيرة الذاتية؟
  • عادة ما يتم ذكر اللغة الأم في البداية، ثم يمكنك إضافة لغة أخرى مثل الإنجليزية أو الفرنسية. وبجوار كل لغة من هذه اللغات يمكنك إضافة درجة إجادتها. بالطبع بجوار العربية تكتب اللغة الأم، وبجوار الإنجليزية يمكنك كتابة درجة إجادتك لها، ويفضّل أن يكون لديك جهة تقييم خارجية وألا يكون التقييم شخصياً.
  • وفي قسم الشهادات الإضافية يمكنك إضافة الشهادات الخاصة بهذه اللغات. إذا كنت تجيد اللغة الإنجليزية فأن الشهادتين المعتبرتين في عالم الأعمال هما إما IELTS أو TOEFL.
  • وفيما يخص اللغة الفرنسية، هناك شهادتين أساسيتين يمكنك تزويد سيرتك الذاتية بهما وهما DELF أو DALF.

الهوايات

يميل بعض متخصصي السيرة الذاتية حالياً لحذف هذا القسم من السيرة الذاتية، والبعض الآخر يقوم أنه لا ضير من وجوده. ونحن نرى أن وجود هذا القسم في السيرة الذاتية يمكنك استخدامه في مصلحة المتقدم.

الاعتراض الرئيسي على وجود مثل هذا القسم أن عادة ما يذكر المتقدمون هوايات لا يكون لها أي علاقة بالوظيفة المتقدمين لها. لكن ماذا لو حاولت استخدام بعض هواياتك بشكل حكيم وتمنح نفسك نقاطاً إضافية عند مسؤولي التوظيف.

فلنضرب مثالاً بسيطاً، لعب الجيتار هي هواية جميلة لكن يصعب أن يكون لها أي صلة بوظيفة السكرتير. ولكن على الجانب الآخر، القراءة أو الكتابة لها بالطبع صلة كبيرة بوظيفة السكرتير. يمكنك استخدام هاتين الهوايتين في قسم الهوايات لتمنح نفسك أفضلية عند مسؤولي التوظيف.

السيرة الذاتية المثالية بخطاب تعيين

خطاب التعيين أو ما يعرف باسم خطاب Cover Letter أصبح أمر ضروري للغاية للفت أنظار مسؤولي التوظيف. ومهما كانت درجة كمال سيرتك الذاتية، ينصح دوماً بإرفاق خطاب التعيين. ولكن ما السبب؟

💡 أعلن موقع CareerBuilder عام 2016 أن 45% من مسؤولي التوظيف المسجلين عبر الموقع رفضوا سيرة السكرتير الذاتية التي لم تضم خطابات طلب تعيين.

والسؤال الهام الآن هو كيف يمكنك استخدام خطاب التعيين في إبراز مهاراتك وقدراتك:

  • قدّم نفسك بشكل لائق ومختصر;
  • اشرح سبب اهتمامك بهذا المنصب تحديداً;
  • اعرض لما تعتقد أنك الشخص الأنسب لهذا المنصب;
  • إذا كنت تعمل حالياً، فحاول شرح سبب رغبتك في ترك منصبك الحالي بطريقة ذكية ودبلوماسية;
  • إذا كان هناك أي فترات في حياتك العملية توقفت فيها عن العمل، يمكنك استخدام خطاب التعيين لشرح هذه الفترات;
  • إجابة بعض الأسئلة التي من المتوقع أن تكون لدى مسؤولي التوظيف.

وحاول بشكل عام أن تظهر طابعك الشخصي عند كتابة هذا الخطاب. وتأكد من أنك تكتب هذا الخطاب تحديداً لهذا المنصب حيث لا يمكنك استخدام نفس خطاب التعيين لأكثر من منصب. إذا كنت ترغب في التقدّم لوظيفة سكرتير طبي، يجب عليك أن تُعد خطاب تقدّم مغاير لذلك الذي تعده لو كنت  تتقدم لوظيفة سكرتير قانوني.

أسئلة متكررة

هل يمكنني استخدام سيرتي الذاتية للتقدم لعدة مناصب شاغرة؟

لا نوصي بذلك. فهناك العديد من الأقسام التي يُعد ضرورياً جداً أن تقوم بتعديلها أو تغييرها قبل إرسال سيرتك الذاتية للمنصب الجديد. على سبيل المثال لا الحصر، ملخص السيرة الذاتية وجواب التعيين.

هل يمكن أن يزيد طول السيرة الذاتية عن صفحة واحدة؟

بالطبع، ومع ذلك هناك نماذج سيرة ذاتية مميزة يمكنها تلخيص كل ما ترغب في ذكره لمسؤولي التوظيف دون تخطّي صفحة واحدة مثل السيرة الذاتية الزمنية المقترح استخدامها لوظيفة السكرتير.

هل يمكنني إضافة وظائف عملت بها حتى وإن لم يكن لها صلة بالوظيفة المتقدم لها؟

الهدف الرئيسي من السيرة الذاتية هو عكس خبرتك العملية بشكل كامل. بالطبع نمنح الأولوية للوظائف ذات الأولوية بالوظيفة المتقدم إليها. إذا كانت هذه الوظائف كافية وأمضيت بها عدد سنون خبرة كبيرة نعتقد أنه لا حاجه إذن لإضافة المزيد من الوظائف التي لا علاقة لها بالوظيفة.

ومع ذلك، إذا كنت تعتقد أنك لا تملك خبرة كبيرة في وظائف لها علاقة بالمنصب المتقدم له، يمكنك إرفاق الوظائف الأخرى التي لها صلة لها بالوظيفة الرئيسية.

ما هي بيانات الاتصال التي يجب ذكرها في سكرتير السيرة الذاتية؟

بالأساس يجب ذكر رقم الهاتف الأرضي والهاتف الجوال بالإضافة للبريد الإلكتروني كذلك.

هل يأتي قسم الخلفية الأكاديمية أولاً قبل قسم الخبرة العملية أم العكس؟

هذا الأمر يعتمد بشكل كبير على خلفيتك الأكاديمية. فعلى سبيل المثال، دراستك في إحدى الجامعات التي تحظى باحترام وتقدير كبيرين في الأوساط العملية سيتيح لك البدء بقسم الخلفية الأكاديمية أولاً.

ولكن إذا كانت مسيرتك المهنية أقوى من خلفيتك التعليمية، فيوصى دوماً بالبدء بقسم السيرة المهنية.

مقالات مماثلة